Comment réussir un bac à courrier ?

Découvrez les 9 conseils pour réussir votre bac à courrier

 Ce que vous allez découvrir dans cet article :

 

 

Qu’est-ce qu’un bac à courrier ?

Le bac à courrier est une des épreuves classiques dans un assessment center ou dans un examen pour un emploi via le SELOR.

L’exercice consiste à simuler une situation de travail dans laquelle vous devez analyser différents documents, les prioriser, prendre des décisions, tenir un agenda.

Le test du bac à courrier permet d’évaluer vos compétences en termes d’organisation, de synthèse, de résolution de problème, de gestion du stress

 

 

Quels sont les divers niveaux de bac à courrier ?

Les attentes et la difficulté du bac à courrier varient fortement suivant le niveau de fonction à laquelle vous postulez (par exemple si vous postulez à un niveau A du SELOR ou à un niveau B ou C).

1. Dans les épreuves les plus simples, les exercices ont pour but de jauger votre capacité à appréhender une consigne et à l’appliquer aux différentes situations. 

Un cas typique est celui où vous êtes réceptionniste qui dispose de trois procédures possibles pour traiter les demandes qui lui parviennent. Dans le bac à courrier, vous découvrez différents emails et vous devrez pour chacun choisir laquelle utiliser.

2. Pour des niveaux plus avancés (niveau A et B du SELOR), vous devrez analyser différents documents et de faire des liens entre ceux qui parlent du même sujet. Votre objectif sera d'en comprendre les éléments essentiels et d'identifier si ceux-ci se contredisent ou se complètent. Vous pourrez ainsi prendre de bonnes décisions et planifier vos actions au mieux.

3. Lors d’assessment pour des postes de direction, ce bac à courrier sera fréquemment couplé à un exercice stratégique. Vous devrez présenter une synthèse de la situation à un responsable fictif et faire des recommandations quant à la meilleure stratégie à suivre.  

 

 

Comment se présente le bac à courrier ?

 Module de préparation de bac à courrier - Inbox Module de préparation de bac à courrier - Document à traiter

 

La plupart des tests de bac à courrier se font aujourd’hui sous forme électronique.

Que ce soit sous un format papier ou un bac à courrier en ligne, la structure est toujours la même :

Vous recevez d’abord une série de documents qui décrivent un scénario virtuel (l'organisation pour laquelle vous travaillez, votre fonction, les enjeux, les événements qui viennent de se produire...) dont vous devez tenir compte dans vos analyses et prises décisions :

  1. Organigramme de la société ou de l’institution publique
  2. Description de votre fonction.
  3. Présentation de la situation (très souvent, celle-ci inclut une dimension d’urgence ; par exemple, vous remplacez au pied levé un directeur qui vient de quitter la société de façon précipitée).

 

Suivent alors une série de mémos, d’emails, de rapports de réunion que vous devez analyser, prioriser et gérer.

L’épreuve se déroule en deux temps :

  1. La lecture des documents préalables.
  2. Le traitement des emails, dossiers.

Vous disposez en général d’1 h à 1 h 30 pour faire l’ensemble de l’exercice du bac à courrier.

 

 

Quels sont les pièges du bac à courrier ?

Le bac à courrier recèle de nombreux traquenards, d’où sa popularité dans le monde du recrutement :

1.      Aurez-vous la flexibilité mentale pour vous glisser dans la situation ou allez-vous reproduire ce qui est attendu dans votre propre travail ?

2.      Ferez-vous la différence entre ce qui est important et ce qui ne l’est pas ?

3.      Arriverez-vous à traiter en un temps limité la grande quantité d’information qui vous est présentée ?

4.      Parviendrez-vous à gérer votre stress face à ces contraintes et aux enjeux de l’exercice et son côté inconnu ou surprenant ? 

5.      Pourrez-vous faire des liens entre les documents qui parlent du même sujet et à identifier les éléments qui se complètent ou se contredisent ?

6.      Serez-vous à même de prendre de bonnes décisions ?

7.      Votre planification sera-t-elle réaliste ?

Autant dire que le candidat qui n'a pas fait une bonne préparation de bac à courrier se met à risque...

  

 

Quelle méthode devez-vous utiliser pour réussir votre bac à courrier ?

quelle méthode pour réussir son bac à courrier

 

La première consiste à avoir rapidement une vue d’ensemble de tous les emails, mémos... pour repérer les différents thèmes abordés dans votre test de bac à courrier.

Pour cela, procédez d’abord à une lecture en diagonale de ceux-ci.

La seconde étape vous amène à déterminer les sujets vraiment importants.

La troisième étape consiste à traiter ceux-ci plus en détail et prendre les décisions qui s’imposent et planifier les actions.

Notre module de « préparation au bac à courrier Classique » vous permettra de découvrir plus en profondeur la méthodologie pour réussir votre bac à courrier et de vous faire la main sur quelques exercices de traitement de documents. Vous ferez, en plus, une simulation de bac à courrier ; vos réponses seront commentées par le système ; vous apprendrez ainsi à prendre les bonnes décisions.

 

 

Les 9 conseils pour réussir votre bac à courrier

  1. Oubliez le temps de votre bac à courrier votre propre environnement.
     
  2. Lisez attentivement votre description de fonction, la situation (la plupart du temps, celle-ci vous donnera des indications essentielles sur ce qui est important dans le cadre du scénario de votre bac à courrier).
     
  3. Ne lisez pas en détail tous les documents les uns après les autres.
     
  4. Repérez les différents thèmes et groupez les documents qui traitent du même sujet.
     
  5. Ne prenez pas trop de notes, juste quelques messages clés.
     
  6. Restez calme, respirez lentement, souriez.
     
  7. Vérifiez votre montre à chaque étape (lecture superficielle et ensuite après chaque email, mémo...), mais pas trop souvent.
     
  8. Formez-vous avant : j’imagine que vous n’avez jamais passé un examen de mathématiques sans avoir étudié, sans vous être préparé.
     
  9. Soyez attentif à vos points faibles.

Notre module « Preparation de bac à courrier PRO » vous permet de faire deux simulations de bac à courrier et de recevoir des conseils personnalisés en fonction de vos réponses et des difficultés que vous avez rencontrées. 

 

 

A quoi ressemble le bac à courrier du SELOR ?

Bac à courrier SELOR - document à traiter

  

Le SELOR recourt à des tests du bac à courrier pour trois niveaux :

  • Au niveau C, vous êtes un agent administratif, vos capacités d’organisation seront évaluées dans l’exercice.
  • Au niveau B, vous êtes un employé, vos compétences en termes d’analyse et de prise de décision seront mises à l’épreuve.
  • Le bac à courrier pour le niveau A du SELOR vous met dans la peau d’un responsable administratif, cette épreuve testera vos capacités d’analyse, de prise de décision, de communication/délégation à vos différents collaborateurs

Les images de ce chapître vous montrent deux exemples de capture d’écran d’un bac à courrier du SELOR

Bac à courrier SELOR - inbox 

Source : site web du SELOR.

 

 

 

Article écrit par

Françoise Platiau
Coach certifiée certifiée niveau PCC
Experte en gestion de carrière, préparation d’assessment et de bac à courrier 
Certifiée MBTI, coach Process Com 
Facilitatrice modèle des frontières

 

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