Françoise Platiau

QU’EST-CE QU’UN ASSESSMENT ?

Qu’est-ce qu’un assessment? Quels exercices et épreuves vous y attendent lors d'un assessment? Quels exercices spécifiques sont prévus pour un assessment managérial ou commercial?

QUELS EXERCICES ET ÉPREUVES VOUS ATTENDENT LORS D’UN ASSESSMENT ?

Un assessment est un ensemble d’exercices, d’entretiens, de tests que vous aurez à passer dans le cadre d’un recrutement, d’une promotion ou d’une mobilité interne.

Le recours à un assessment se fait de plus en plus fréquemment. Celui-ci est en effet un des modes d’évaluation les plus fiables des chances qu’une personne a de réussir dans une fonction. Bien mené, un assessment fournit effectivement énormément d’informations sur les modes de fonctionnement d’un candidat et sur sa capacité à apporter satisfaction dans la fonction à laquelle il postule.
C'est une épreuve assez longue, complexe et multidisciplinaire, elle fait appel à toute une série de compétences complémentaires.
Le manque d'expérience, l'ignorance de ce qui est attendu des candidats, ainsi que des différences parfois marquées entre le scénario de l'épreuve et l'environnement de travail habituel sont les principales sources d'échec. De ce fait recourir à une bonne préparation d'assessment est crucial pour obtenir le job de vos rêves.

Sommaire

À QUEL GENRE D’EXERCICES DEVEZ-VOUS VOUS ATTENDRE ?

Typiquement un assessment inclut une épreuve de bac à courrier et un entretien basé sur les compétences.

Pour des fonctions de management, l’assessment inclura souvent un jeu de rôle comme par exemple une réunion avec un collaborateur démotivé, ou la gestion d’un client insatisfait pour des fonctions de manager de service clientèle ou de call centre. Parfois, le candidat manager sera également amené à faire une présentation en public.

 Pour des fonctions d’account executive, l’assessment inclura un jeu de rôle autour d’une situation de vente ou de gestion d’un client insatisfait.

Vous pourriez également être confronté à des tests de raisonnement sur ordinateur et des tests de personnalité.

Dans la fonction publique, un test de jugement situationnel est également, souvent, prévu.
La réussite d'un assessment passe par la maîtrise d'un nombre élevé de compétences variées. Il n'est pas donné à tout le monde de les maîtriser toutes. Votre préparation et votre état d'esprit lors des différentes épreuves jouent également un rôle fondamental pour maximiser vos chances lors d'un assessment.

L’ÉPREUVE DU BAC À COURRIER

Un des tests les plus employés de manière systématique lors d’épreuves d’assessment s’appelle le bac à courrier ou in basket.

De quoi s’agit-il exactement ? Il s’agit d’un exercice qui se fait sur papier : vous recevez toute une série d’informations et on vous demande de les traiter dans un temps donné.

Selon la fonction pour laquelle vous postulez, les informations seront plus ou moins nombreuses et complexes. Typiquement, vous recevez dans le bac à courrier des informations concernant : une société fictive pour laquelle vous allez travailler ( historique, stratégie, valeurs...), la description de votre fonction (souvent en lien avec la fonction pour laquelle vous postulez), toute une série de documents opérationnels à traiter (mails reçus de diverses personnes : supérieur hiérarchique, collègues, clients...).

Il est assez fréquent qu’on vous annonce dans les documents que vous venez d’entrer dans la fonction et que votre prédécesseur est parti brutalement ( hospitalisé, décès….) ; vous n’avez donc aucune consigne de la part de votre prédécesseur. De plus, il est courant qu’on vous annonce également qu’on est samedi ou un jour férié et que vous êtes seul ; vous n’avez qu’un temps donné pour traiter toutes les informations (vous devez par exemple partir à l’étranger dans quelques heures). Vous ne pouvez contacter personne par téléphone pour obtenir d’autres informations, vous ne disposez d’aucun support. 

Que devez-vous faire ?

Vous devez comprendre le contexte, bien assimiler votre fonction et traiter les e-mails dans un temps bien défini (en général on parle de 10 à 15 e-mails à traiter).
Montrer vos compétences analytiques : dans quelle mesure vous pouvez repérer les informations importantes et accessoires ; repérer aussi les détails importants et parfois faire des liens entre certaines informations (cela dépend du niveau de difficulté de votre bac à courrier).

Faire preuve d’efficacité : commencer par traiter les e-mails urgents et importants et prendre les actions nécessaires. On souhaite voir comment vous vous y prenez dans votre vie professionnelle ; il est à noter que, dans un bac à courrier, vous trouverez habituellement uniquement un ou deux messages moins importants ; la majorité des mails seront importants et/ou urgents). 

Comment réussir l’épreuve du bac à courrier lors d’un assessment ?

En bref, il s’agit de vous débrouiller au mieux avec les informations dont vous disposez.
Par exemple, sachant que le temps dont vous disposez est limité, il est important d’avoir une approche méthodique et d’ aller à l’essentiel (quitte à revenir ensuite à plus de détail si le temps vous le permet).

Passez d’abord en revue toutes les informations (en lisant en diagonale) afin de repérer les types d’informations utiles et moins utiles( il n’est pas rare qu’on vous mette des informations importantes dans les dernières pages).

Ensuite, prenez connaissance de la société (dans les grandes lignes, sans vraiment vous attarder sur l’historique…) et de votre position dans l’organigramme ; soyez attentif à votre rôle et à ce qui vous est demandé.

Vous pouvez ensuite trier les informations par critères : urgent, important ,de qui vient la demande, quelle est la date de la demande...

Par rapport à chaque document, on vous demande surtout de faire une analyse des informations et de prendre une décision. Pensez à communiquer suffisamment d’éléments à vos collaborateurs.
Voyez également l’agenda qui devra probablement être modifié : pensez à replanifier des tâches, à déléguer, à annuler des rendez-vous peu importants….

Envisagez à la fois les aspects opérationnels et les aspects plus humains (à ce niveau, faites preuve de prudence, car on peut parfois vous donner des informations plus émotionnelles ou subjectives ; ne tirez pas des conclusions trop hâtives).

Il s'agit donc d'une épreuve assez complète qui peut désorienter ; une bonne préparation au bac à courrier pourra vous éviter les erreurs qui peuvent "tuer" une candidature.

L’ENTRETIEN D'EMBAUCHE BASÉ SUR LES COMPÉTENCES

Lors d’une épreuve d’assessment, vous aurez généralement au cours de la journée un entretien semblable à celui que vous passez lors des épreuves de recrutement.
Cet entretien est souvent plus bref (il peut avoir une durée d’une demi-heure à une heure) ; il a pour but :
   - De reprendre votre parcours d’études et professionnel de manière assez synthétique.
   - De vous interroger par rapport à votre motivation pour la fonction pour laquelle vous postulez.
   - De vérifier si vous avez une bonne connaissance de vous-même.
   - De vous interroger sur les compétences clefs pour la fonction.
   - De vérifier certains points qui ne sont peut-être pas assez clairs pour le consultant (par exemple suite aux mises en situation).

Pour réussir cette épreuve, nous vous conseillons de bien réfléchir aux questions de l'entretien d'embauche :
   - Celle que vous devriez formuler
   - Celles que le recruteur va probablement vous poser et les réponses que vous devriez donner. 

Comment bien vous préparer à l’entretien de compétences ?

Malgré le fait qu’un entretien soit un échange assez spontané, il peut vous être utile de vous y préparer et de savoir quels sont les points sur lesquels vous serez probablement interrogé.

Voici quelques pistes qui peuvent vous aider :

Entraînez –vous à expliquer votre parcours de manière synthétique (allez à l’essentiel ). Réfléchissez à vos motivations ( pourquoi le choix de tel type d’études… pourquoi le changement de travail…). Surtout, ne cachez rien même si vous avez doublé une année parce que vous vous êtes trop amusé… ce qui est important, c’est la manière dont vous expliquez la situation, la remise en question que vous avez pu avoir …

Réfléchissez aux motivations qui vous poussent à postuler pour la fonction (plus de responsabilité, tâches plus ciblées par rapport à votre métier ou au contraire, diversification des tâches…)

Identifiez au moins 3 points forts et 3 points à développer dans votre personnalité. Il est vrai qu’un point fort dans un domaine peut être une « faiblesse » dans un autre ; cela n’est pas très important ; une fois de plus, ce que le consultant voudra vérifier c’est la connaissance que vous avez de vous-même. Il fera également des liens avec ce qu’il aura observé tout au long de la journée ainsi que lors des épreuves d’assessment et notamment avec les résultats du test de personnalité qu’on vous demande généralement de passer.

Votre recruteur utilisera probablement la méthode STAR, une technique de questionnement des candidats très prisée et très efficace.

LE JEU DE RÔLE MANAGÉRIAL

Vous trouverez ci-dessous quelques conseils pour la préparation d’un assessment et de l’épreuve du jeu de rôle.
Lors d’un assessment pour une fonction managériale, une des épreuves généralement proposées consiste à effectuer un jeu de rôle. À la différence d’un entretien de recrutement, dans un assessment, on désire observer les comportements et les compétences du candidat plutôt que de se baser sur ce qu’il raconte.

Comment se passe le jeu de rôle et comment s’y préparer ?

Vous recevez quelques informations concernant le contexte de l’entreprise et concernant votre fonction ; on vous définit l’objectif de l’entretien que vous aurez à mener avec votre collaborateur. Vous avez un temps de préparation (en général assez bref) et un temps limité pour mener l’entretien. Parmi les thèmes généralement proposés dans les jeux de rôles d’assessment, on trouve : la démotivation d’un collaborateur, une remarque à faire concernant des erreurs commises par votre collaborateur, un problème de conflit entre 2 personnes…

Quelques conseils pour bien mener le jeu de rôle lors de l’assessment

Pour s’y préparer, une des choses importantes à savoir est qu’il n’y a pas de comportement ou attitude type à adopter. Être sincère, avoir une communication à la fois empathique et orientée vers les résultats sont les clefs d’un bon entretien.

Quelques repères pour mener l’entretien efficacement vous seront utiles : dans le temps de préparation, pensez à définir clairement l’objectif de l’entretien, pensez à analyser la situation, à obtenir des solutions et à effectuer un suivi dans le temps.

Lors de l’entretien : ayez votre objectif en tête, mais ne restez pas figé sur vos notes, faites preuve de suffisamment de flexibilité. Prenez le temps d’établir le contact avec votre collaborateur et soyez à l’écoute de ce dernier (poser des questions ouvertes peut être très utile). Annoncez clairement votre objectif, vos attentes ; envisagez les solutions (en laissant à votre collaborateur l’occasion de s’exprimer) , validez ces dernières avec votre collaborateur et planifiez un suivi dans le temps

Voici quelques points de réflexion pour bien mener le jeu de rôle lors de l’assessment

Dans les assessment, on observe souvent que les candidats n’utilisent pas tout le temps dont ils disposent car ils ont peur de ne pas savoir tout dire ; en général, le temps qu’on vous donne est largement suffisant pour mener un entretien ; vingt minutes , c’est long !

Prenez le temps de mettre votre interlocuteur en confiance et de bien analyser la situation avant de plonger vers les solutions . 

LE JEU DE RÔLE COMMERCIAL

Voici quelques conseils pour la préparation d’un assessment et d’un jeu de rôle commercial. La préparation d’assessment est une des activités du coaching de carrière.

Ce qui est observé lors d’un jeu de rôle commercial

Le but de cet exercice est de vérifier si vous avez de bonnes compétences commerciales ; parmi celles-ci, on retrouve le fait :
   - D’avoir une bonne orientation client dans son approche.
   - D’être suffisamment orienté vers les résultats.
   - D’avoir une bonne force de persuasion.
   - De savoir négocier, conclure un contrat, faire un bon suivi.
   - D'écouter son interlocuteur, plutôt que d’essayer de le convaincre à tout prix.

Parfois, votre assesseur cherchera aussi à observer votre manière de traiter une plainte. 

Les points communs d’un assessment commercial

Lors d’un assessment pour une fonction commerciale, les jeux de rôles peuvent varier mais ils comportent souvent des points communs. Le principe de base est le suivant : on vous décrit brièvement le contexte de votre société et les produits que vous devez vendre ; on vous donne quelques explications sur votre rôle et sur le client que vous allez rencontrer. Vous disposez d’un temps de préparation assez bref et d’un temps limité pour mener l’entretien.

Un des pièges de ce type d’ épreuve d’assessment est que, souvent, les commerciaux pensent qu’un jeu de rôle de ce type n’est qu’une formalité car ils ont l’habitude de mener des entretiens ; de plus, s’ils atteignent leurs objectifs de vente, cela ne fait que renforcer leur impression ; or, dans la pratique, nous observons que cela n’est pas nécessairement suffisant.

Ainsi, une erreur assez souvent commise lors de ce type de jeu de rôle consiste à trop parler.
Un bon vendeur n’est pas une personne qui parle beaucoup, donne de nombreuses explications mais une personne qui fait preuve d’une bonne écoute et d’une analyse des besoins de son client ou prospect. 

Comment préparer un jeu de rôle commercial ?

Pour vous préparer , il est important que vous gardiez votre style de vente et de relation avec vos clients habituels. Vous pouvez toutefois garder quelques points en tête :
Prenez le temps d’établir un bon contact avec le client (le temps dont vous disposez est généralement amplement suffisant ; on vous propose assez souvent 20 minutes , ce qui déjà beaucoup).

Pensez également à poser des questions à votre client afin de bien connaître son besoin (et de ne pas lui faire une proposition qui ne correspond pas à ses attentes).Si vous avez un client assez réticent, cela vous permettra également de le convaincre plus facilement avec des arguments adaptés.

Posez des questions quant au budget dont dispose le client.

Proposez de lui faire une offre.

Envisagez un rendez-vous de suivi pour clôturer votre entretien.

LE TEST DE JUGEMENT SITUATIONNEL

Lors des épreuves d’assessment pour la fonction publique, vous allez peut-être vous retrouver face à une épreuve appelée : test de jugement situationnel.

Quel est le but d’un test de jugement situationnel ?

Evaluer le comportement que vous adopteriez en situation professionnelle.

Évaluer l’ adéquation entre votre profil et celui de la fonction, notamment par l’évaluation de compétences plus “pratiques”. 

En quoi consiste ce test ?

Il s’agit de la description d’un ensemble de situations professionnelles. Pour chacune d’elles, vous avez plusieurs possibilités de réponses sous forme de choix multiple. Vous devez choisir la réponse qui vous semble la plus appropriée et celle qui vous semble la moins appropriée. Le temps est généralement minuté. 

Que devez-vous savoir pour vous préparer à un test de jugement situationnel ?

Le test de jugement situationnel demande de bonnes compétences analytiques face à des situations très concrètes.

Les tests décrivent une situation problématique qui semble parfois simple mais qui comporte souvent des nuances dans les types de réactions possibles.

Il n’y a généralement pas de réponses clairement bonnes ou mauvaises.

Il est important d’analyser avec prudence chaque situation pour déterminer le problème principal (en lien avec l’objectif de la solution) et les aspects secondaires qui peuvent influencer les choix (exemple : maintenir une bonne ambiance de travail…).

Pour les assesseurs, il s’agit plus d’observer votre capacité à juger la situation et à y réagir en fonction des compétences et attitudes attendues dans le cadre de la fonction pour laquelle vous postulez. 

Quelques exemples de situations

Voici quelques exemples de questions auxquelles je vous soumets lors de la préparation d’un test de jugement situationnel :

« Vous vous rendez à la photocopieuse commune de votre service et vous tombez sur un document  confidentiel privé d’un collègue. Quelle est votre réaction ? » :
  - Vous prenez le document et le gardez sur votre bureau pour lui donner lorsque vous le verrez.
  - Vous allez trouver votre collègue pour lui donner le document.
  - Vous jetez le document.
  - Vous donnez le document à votre supérieur.

 « Habituellement, le traitement des dossiers dans votre service se fait sur base de volontariat ; aujourd’hui, il y a un dossier assez complexe que personne ne souhaite traiter » :
  - Vous ne dites rien et ne réagissez pas.
  - Vous estimez que c’est à votre supérieur de trancher.
  - Vous acceptez de le traiter si vous obtenez l’aide de vos collègues.
Il s’agit justement d’un défi pour vous car la tâche s’avère difficile ; vous vous portez volontaire.
Article écrit par: 
Coach certifiée certifiée niveau PCC
Experte en gestion de carrière, préparation d’assessment et de bac à courrier
Certifiée MBTI, coach Process Com
Facilitatrice modèle des frontières
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Françoise Platiau

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